De Vrijwilligersraad

De formele vrijwilligersraad is gebaseerd op het model van de ondernemingsraad en de cliëntenraad. Het is een formeel overlegorgaan met een eigen reglement en een samenwerkingsovereenkomst met de directie. De vrijwilligersraad heeft op vaste tijden overleg met de bestuurder of iemand anders van het management. De meeste organisaties met een vrijwilligersraad hebben het adviesrecht van de vrijwilligersraad vastgelegd in de samenwerkingsovereenkomst. Daarin staat beschreven over welke onderwerpen de directie altijd eerst advies moet vragen aan de vrijwilligersraad, voordat er een definitief besluit genomen kan worden.

Aandachtspunten voor de organisatie

Bedenk, voor u een vrijwilligersraad instelt, welke inbreng de organisatie nodig heeft van vrijwilligers.Welke onderwerpen wilt u bespreken met de raad; wat willen uw vrijwilligers; en wat wilt u vastleggen in een samenwerkingsovereenkomst. U kunt de opzet voor een vrijwilligersraad laten voorbereiden door een werkgroep waar ook vrijwilligers voor uitgenodigd worden.

Informeer alle vrijwilligers over de instelling van de vrijwilligersraad. Ook als u begint met een raad van vrijwilligers die daarvoor gevraagd worden in plaats van meteen verkiezingen te houden. Het is belangrijk dat alle vrijwilligers weten dat er een vrijwilligersraad komt en welke rol die raad gaat spelen in de besluitvorming binnen de organisatie.

Zorg voor een concept samenwerkingsovereenkomst en een concept reglement voor de vrijwilligersraad. De samen-werkingsovereenkomst wordt besproken in het eerste overleg met de vrijwilligersraad en gezamenlijk vastgesteld. Een voorbeeld van een samenwerkingsovereenkomst kunt u hier downloaden. 

In de samenwerkingsovereenkomst legt u vast bij welke onderwerpen de directie in ieder geval het advies vraagt van de vrijwilligersraad. U kunt er ook voor kiezen om in samenwerkingsovereenkomst op vast te leggen dat de vrijwilligersraad instemmingsrecht heeft bij een beperkt aantal onderwerpen. In dat geval is het belangrijk dat u in de samenwerkings-overeenkomst ook een geschillenregeling opneemt.

De vrijwilligersraad bespreekt het concept reglement, past dit eventueel aan en stelt het vast. Een voorbeeld van een reglement van een vrijwilligersraad kunt u hier downloaden.

Een vrijwilligersraad werkt beter met secretariële ondersteuning. Taken waarbij de raad ondersteuning kan gebruiken, zijn notuleren, bijhouden van het archief van de vrijwilligersraad, het opstellen van adviezen, (digitale) communicatie met de vrijwilligers, en het organiseren van verkiezingen. U kunt hiervoor een medewerker enkele uren beschikbaar stellen of misschien is er een vrijwilliger met de juiste ervaring te vinden. 

Probeer zoveel mogelijk diversiteit in de vrijwilligersraad te krijgen. Vaak wordt een eerste vrijwilligersraad bemenst met vrijwilligers die daarvoor gevraagd zijn. Dat zijn meestal zeer actieve vrijwilligers met veel kennis van de organisatie en van de context waarin de organisatie werkt. En vaak ook met een relatief hoog werk- en denkniveau. Na de eerste termijn van de raad zullen meestal verkiezingen gehouden worden. Dat is een goed moment om in te zetten op het werven van meer verschillende vrijwilligers. Een meer diverse samenstelling van de vrijwilligersraad zorgt voor een bredere inbreng van vrijwilligers. Dat zorgt er ook voor dat wat u bespreekt met de vrijwilligersraad, aansluit bij een groter deel van de vrijwilligers. Bovendien voorkomt u op die manier dat de vrijwilligersraad op een tweede raad van toezicht gaat lijken.

Vertaal het beleid.Beleidsstukken worden vaak geschreven met veel managementtaal. Dat betekent een abstracte tekst met veel metaforen, die ingewijden wel min of meer begrijpen maar buitenstaanders niet. De ervaring leert dat organisaties die ervoor kiezen om beleidsstukken in concretere taal te schrijven, daarmee niet alleen de leden van medezeggenschapsraden helpen. Ook de medewerkers, en zelfs veel managers zijn er blij mee.

Wat ook helpt is om gerichte vragen te stellen aan de raad. Geef bij elk onderwerp punten aan waarover u graag de mening wilt weten van de vrijwilligersraad. Daarmee geeft u de bespreking door de raad structuur. En het staat de raad vrij om daarnaast andere punten te belichten.

Voorkom schijnparticipatie. Een goed functionerende medezeggenschap vraagt commitment van de de leden van de vrijwilligersraad en van de overlegpartner van de raad. Formele medezeggenschap kan een rituele dans worden waarin deelnemers aan het overleg steeds dezelfde stokpaardjes berijden. Of waar geen wezenlijke zaken meer worden besproken. Als u het idee hebt dat dit aan de hand is, is het aan te raden om dit te bespreken met de vrijwilligersraad. Misschien hoort u dan wat de raad nodig heeft voor een overleg dat wel zinvol is. Bedenk ook dat er meer mogelijkheden zijn om meepraten en meedenken door vrijwilligers te organiseren.

Informatie voor vrijwilligers

Lid zijn van de vrijwilligersraad betekent meepraten en meedenken over zaken die voor de hele organisatie gelden. Een onderwerp waar elke vrijwilligersraad in ieder geval bij betrokken wordt, is het vrijwilligersbeleid van de organisatie. Welke onderwerpen de directie nog meer met de vrijwilligersraad bespreekt, hangt af van de afspraken die zij samen gemaakt hebben. 

Wat lid zijn van een vrijwilligersraad voor u betekent

Het lidmaatschap van een vrijwilligersraad is vaak voor een termijn van meerdere jaren. Vaak is dat drie jaar. Natuurlijk kan niemand u verplichten om uw termijn uit te zitten als u het echt niet meer wilt of kunt doen. Maar voor de vrijwilligersraad en voor de organisatie is het prettig als u drie jaar in de raad blijft.  

Van de leden van een vrijwilligersraad wordt verwacht dat zij aanwezig zijn bij de overleggen. Die worden vaak lang van te voren gepland. Het aantal overleggen van een vrijwilligersraad met de directie varieert van twee tot acht keer per jaar. Hoe vaak er overlegd wordt, hangt af van de grootte van de organisatie en hoe intensief de vrijwilligersraad betrokken wordt.

Als voorbereiding op de onderwerpen die op de agenda staan, krijgt u vaak stukken om te lezen. Om mee te kunnen praten tijdens een overleg, zult u moeten weten waar het over gaat en wat de plannen zijn. Natuurlijk kunt u tijdens de overleggen altijd om meer uitleg vragen.

Als de beleidstaal in de stukken die u te lezen krijgt u te ingewikkeld zijn, geef dat dan aan. Grote kans dat u bijval krijgt van anderen. In veel organisaties worden stukken geschreven in managementtaal. Niet als bewuste keuze maar omdat dat er in geslopen is en niemand vraagt of het anders kan. In organisaties die ervoor gekozen hebben om beleidsstukken meer in gewone taal te schrijven, zijn ook de medewerkers en zelfs de managers daar blij mee. 

Lid zijn van een vrijwilligersraad betekent samenwerken met de andere leden. Dat kunnen heel verschillende mensen zijn, met verschillende achtergronden en een verschillend werk- en kennisniveau. 

Van de leden van een raad wordt verwacht dat zij gezamenlijk tot een mening komen. Het uiteindelijke standpunt van de raad als geheel zal niet altijd overeenkomen met uw eigen standpunt. Meedoen in een vrijwilligersraad betekent dus ook compromissen sluiten.

Sommige organisaties bieden de vrijwilligersraad scholing aan. Deze scholing wordt betaald door de organisatie. Als de vrijwilligersraad besluit om scholing te volgen, wordt van alle leden van de raad verwacht dat zij deelnemen aan de scholing. 

Als lid van de vrijwilligersraad wordt u beschouwd als vertegenwoordiger van alle vrijwilligers van de organisatie. Natuurlijk kunt u niet op de hoogte zijn van wat elke vrijwilliger vindt, wil en nodig heeft. De organisatie verwacht wel dat u regelmatig contact hebt met andere vrijwilligers, zodat u weet wat er bij de vrijwilligers als groep leeft en speelt. 

 Wat u er zelf aan kunt hebben

  • Meer kennis van de organisatie en inzicht in de beleidsontwikkeling. 
  • Meer inzicht in hoe de samenwerking binnen de organisatie verloopt. 
  • Invloed op het beleid van de organisatie. 
  • Persoonlijke ontwikkeling, bijvoorbeeld het versterken van uw communicatieve vaardigheden.

 

Communiceren met de achterban  

Veel vrijwilligersraden hebben moeite om hun achterban te bereiken. De ervaring leert dat ongeveer 10% van de vrijwilligers reageert op uitnodigingen voor bijeenkomsten. Daarom is het belangrijk om het krijgen van input van de achterban te relativeren. Vaak helpt het om gerichte vragen stellen. Bijvoorbeeld: wat vinden jullie van het plan om vrijwilligers te vragen een keer per maand in het weekend te werken? En bedenk: ook als maar 10% van de andere vrijwilligers met u mee wil denken, dan hebt u toch in ieder geval hun inbreng. 

Richt u in uw communicatie niet zomaar op de hele achterban. Bepaal eerst wat u wilt bereiken met de communicatie met de achterban en ga dan gericht communiceren.

Ron van der Wens, trainer/adviseur medezeggenschap bij MZ Werkt!

Vrijwilligersraden proberen op verschillende manieren zoveel mogelijk vrijwilligers van de organisatie te bereiken:

Mondelinge communicatie

  • een maandelijks vrijwilligerscafé;
  • twee keer per jaar een introductiebijeenkomst voor nieuwe vrijwilligers;
  • deelname aan overleg met professionals;
  • een inloopspreekuur;
  • openbare vergaderingen;
  • door zoveel mogelijk zichtbaarheid, bijvoorbeeld door aanwezig te zijn bij elke gelegenheid die vrijwilligers betreft (jubilea);
  • een jaarvergadering;
  • input vragen van een “beroepsvrijwilliger”: iemand die zeer actief is voor de organisatie.

 

Geschreven communicatie

  • een nieuwsbrief;
  • een brochure over de vrijwilligersraad;
  • via de website van de organisatie; 
  • een stukje in het jaarverslag van de organisatie.

Praktijkvoorbeelden

Draag bij aan deze website

Geef uw tips, voorbeelden en opmerkingen.


Een bijlage is optioneel. Bestandsformaat: pdf.
De maximale bestandsgrootte is 32 MB.
Na het plaatsen ontvangt u een e-mail ter bevestiging.
Het e-mailadres wordt niet bij uw bijdrage getoond.