De Vrijwilligersraad van Villa Pardoes

Stichting Villa Pardoes bestaat sinds 2000. Het vakantiehuis, Villa Pardoes, staat naast De Efteling in Kaatsheuvel. Jaarlijks komen er 400 gezinnen met een ernstig ziek kind in de leeftijd van 4 t/m 12 jaar een week vakantie houden. Dat is voor het gezin gratis. De organisatie is voor 100% afhankelijk van giften, sponsorgelden en fondsen.

De organisatie is klein en overzichtelijk, met een Raad van Toezicht, een Algemeen Directeur en acht betaalde medewerkers. De 153 vrijwilligers van de Villa zorgen voor de gezinnen. Op de locatie heerst een familiecultuur.

In veel andere organisaties zal het management geneigd zijn om eerst het eigen plan uit te voeren, met de toezegging dat het aangepast wordt als het niet werkt. Hier doen we het omgekeerde, omdat we ervan uitgaan dat de vrijwilligers de experts zijn.

Bert Akkermans, manager facilitaire zaken bij      Villa Pardoes

De Vrijwilligersraad van Villa Pardoes in de praktijk

Villa Pardoes heeft een vrijwilligersraad. De raad bestaat uit vijf leden, die gekozen worden door de vrijwilligers. De vrijwilligersraad behartigt de belangen van alle vrijwilligers en geeft de staf gevraagd en ongevraagd advies. De vrijwilligersraad komt elke zes weken bij elkaar voor overleg met de algemeen directeur en de vrijwilligerscoördinatoren. De onderwerpen variëren van praktische zaken (bijvoorbeeld de bomen op de parkeerplaats) tot beleidsmatige zaken (bijvoorbeeld de personele bezetting na uitbreiding). Ook heeft de raad een actieve rol bij de selectie van nieuwe vrijwilligers, die door de raadsleden daarna worden begeleid in hun inwerkproces. En de raadsleden nemen deel aan project- of werkgroepen op organisatieniveau of fungeren als klankbord. Communicatie is heel belangrijk voor Villa Pardoes en voor de vrijwilligersraad. Met het kwartaalblad ‘De Klaroen’ communiceert de raad over alles wat van belang is voor de vrijwilligers. Daarnaast ontvangen de vrijwilligers wekelijks Kort Gezegd, een digitale nieuwsbrief waarbij alle hoogtepunten van die week op één A4 verteld worden.

Een voorbeeld van de inspraak van de vrijwilligersraad

Villa Pardoes wordt uitgebreid van acht naar twaalf huisjes. Zo’n reorganisatie betekent dat er een formatieplan komt, waarin staat hoeveel mensen er extra nodig zijn. Natuurlijk werd dit formatieplan met de vrijwilligersraad besproken. De raad vond de bezetting in het voorstel van het management te mager en pleitte voor een hogere bezetting van vrijwilligers per shift. Bij Villa Pardoes neemt het management een advies van de vrijwilligersraad in zo’n geval over. De vrijwilligers worden beschouwd als de experts op het gebied van de zorg voor de gezinnen en de inzet die daarvoor nodig is.