Vrijwilligers in werkgroepen

Organisaties stellen tijdelijke werk- of projectgroepen in voor de duur van een paar maanden tot een jaar, of langer als het nodig is. Tijdelijke werk- en projectgroepen maken geen deel uit van de vaste overlegstructuur van een organisatie. Ze hebben wel een duidelijke rol in de besluitvorming over een bepaald onderwerp. De taak van een werk- of projectgroep bestaat vaak uit het voorbereiden van nieuw beleid of het maken van een plan. Denk bijvoorbeeld aan het pedagogisch beleid van een speeltuinorganisatie, of de nieuwbouw van een locatie van een zorgorganisatie. 

Vroegtijdig betrekken van vrijwilligers  Werk- en projectgroepen lenen zich uitstekend voor participatie van mensen die in verschillende rollen betrokken zijn bij de organisatie. Het voordeel van deelname van vrijwilligers aan tijdelijke werkgroepen is dat kennis en ervaring vanuit hun perspectief vroeg in de planvorming wordt meegenomen. Verschillende organisaties zetten tijdelijke werkgroepen naar tevredenheid in, bijvoorbeeld Vivent en deLEVGroep.

Aandachtspunten voor de organisatie

Maak duidelijke afspraken. Over de looptijd van de werkgroep, de tijdsinvestering van de deelnemers en over de rollen van de verschillende deelnemers. Voor hoe lang wordt de werkgroep in het leven geroepen? Hoe vaak komt de werkgroep bij elkaar? Wat wordt er verwacht van de deelnemers? Hebben de vrijwilligers eenzelfde stem als de deelnemende beroepskrachten?

Geef duidelijk aan wat het doel is van de werkgroep en wat er met de uitkomsten wordt gedaan. Het is voor alle deelnemers aan een werkgroep belangrijk dat de vraag duidelijk is die de organisatie stelt aan de werkgroep. 

Geef de kaders aan, zodat de werkgroep weet hoe het onderwerp aan te pakken. Dat geeft richting aan het overleg en zorgt ervoor dat er bruikbare aanbevelingen uitkomen. Dit lijkt misschien vanzelfsprekend maar in de praktijk worden nogal wat werkgroepen met een vage opdracht het bos ingestuurd. Met als gevolg vage uitkomsten die niet in de besluitvorming meegenomen worden, want: de aanbevelingen bevatten niet de relevante aspecten, zijn niet concreet genoeg, passen niet in de het strategisch beleid, etc. Dat geeft veel frustratie die u kunt voorkomen door de kaders aan te geven.

Zorg voor een inhoudelijk goede en tijdige terugkoppeling. Communiceer zowel naar de deelnemers als naar alle vrijwilligers over het werk en de uitkomsten van de werkgroep. Dat kan in de vorm van een kort en bondig antwoord op de volgende vragen: Wat was het doel van de werkgroepbijeenkomsten? Wat waren de aanbevelingen van de werkgroep? Hoe zijn die meegenomen in de besluitvorming? Wat is ervan terecht gekomen in het beleid? En wat niet en waarom niet? Wanneer wordt het beleid uitgevoerd? 

Goed en tijdig communiceren laat zien dat de organisatie waarde hecht aan de inbreng van vrijwilligers. Het draagt bij aan de beeldvorming van de organisatie, want het geeft een beeld van zorgvuldigheid en betrouwbaarheid. Dat maakt dat een aantal vrijwilligers de volgende keer (weer) mee wil doen. En aan alle vrijwilligers is het een signaal dat vrijwilligers door de organisatie gehoord en gezien worden.

Spreek af en leg vast dat deelname aan werkgroepen door leden van de vrijwilligersraad nooit in de plaats komt van de bespreking en meningsvorming door de raad. Een raad wil altijd de vrijheid houden om kritisch naar het voorstel te kijken, ook al heeft een lid van de raad meegewerkt aan de voorbereiding ervan.

Informatie voor vrijwilligers

Dat vrijwilligers gevraagd wordt om deel te nemen aan werkgroep, is een teken dat de organisatie waarde hecht aan de inbreng van vrijwilligers. Meedoen in een werkgroep betekent dat u uw kennis en ideeën kunt inbrengen, vanuit uw ervaring als vrijwilliger. Wat u hoort, ziet en ervaart in uw werk is relevant en kan voor de organisatie waardevol zijn bij de ontwikkeling van (nieuw) beleid.

Misschien hebt u ruime ervaring met deelname aan bijeenkomsten en overleggen en hebt u geen moeite om een mening te vormen en te uiten. Maar ook als dat niet zo is, kunt u goed meedoen in werkgroepen. Het is helemaal geen probleem als u niet bij voorbaat een uitgesproken mening heeft over het onderwerp. In de uitwisseling met de andere deelnemers van de werkgroep zult u merken dat uw ideeën zich wel vormen.

Wat deelname aan een werk- of projectgroep voor u betekent 

Een werkgroep is tijdelijk maar heeft vaak wel een langere looptijd. Die kan variëren van een paar maanden tot een jaar. De werkgroep komt regelmatig bijeen. Als u deelneemt aan de werkgroep, wordt van u verwacht dat u op de bijeenkomsten aanwezig bent. Tenzij u om een dringende reden verhinderd bent natuurlijk.

U kunt gevraagd worden een paar documenten te lezen maar verder is voor de bijeenkomsten meestal geen uitgebreide voorbereiding nodig. In de bijeenkomsten van de werkgroep gaat het vooral om de ideeën die u hebt op basis van uw eigen kennis, ervaring en waarnemingen.

Waarop letten

  • Zijn het onderwerp en de vraag aan de werkgroep voor u duidelijk? Duidelijkheid is belangrijk voor alle werkgroepleden om aan de slag te kunnen.
  • Staan de looptijd van de werkgroep en het aantal en de duur van de bijeenkomsten al vast? Het is prettig voor u om te weten hoeveel tijd het u ongeveer gaat kosten. 
  • Weet u welke rol u hebt in de werkgroep? Hebben alle deelnemers een gelijkwaardige stem of zijn daar verschillen in?
  • Hoeveel leeswerk en eventuele andere voorbereiding zit er voor u aan vast?
  • Weet u wat de organisatie met de uitkomsten gaat doen?

 

Wat kan deelname aan een werkgroep u opleveren?

  • U krijgt meer kennis van de organisatie en meer inzicht in de zienswijze van andere deelnemers, bijvoorbeeld van beroepskrachten. 
  • U heeft invloed op het beleid van de organisatie op het onderwerp waar de werkgroep zich mee bezighoudt. 
  • Persoonlijke ontwikkeling, bijvoorbeeld het versterken van uw communicatieve vaardigheden.

Praktijkvoorbeelden

Draag bij aan deze website

Geef uw tips, voorbeelden en opmerkingen.


Een bijlage is optioneel. Bestandsformaat: pdf.
De maximale bestandsgrootte is 32 MB.
Na het plaatsen ontvangt u een e-mail ter bevestiging.
Het e-mailadres wordt niet bij uw bijdrage getoond.